Comment fonctionne le partage dans Synclab ?

Le partage fonctionne uniquement au sein d'une collection. Il n'est pas possible de partager un document en dehors d'une collection. Le partage de collection permet de partager l'ensemble des documents qui la compose. Il est donc important de bien réfléchir à la composition de la collection avant de la partager. Une fois la collection partagée, le destinataire aura accès à l'ensemble des documents qui la compose.

Le partage fonctionne sur la base d'un flux propriétaire / destinataires. Tout utilisateur peut donc partager une collection dont il est le propriétaire, et être le destinataire d'une collection dont un autre utilisateur voudrait lui donner l'accès.

L'organisation des collections par défaut de Synclab reflète donc ce flux propriétaire / destinataire. Il existe de fait trois types de collections :

• Mes collections privées : Ce sont les collections dont l'utilisateur est le seul à disposer de l'accès. La collection n'a pas été partagée, elle peut cependant l'être à tout moment.

• Mes collections partagées : Ce sont les collections dont l'utilisateur reste le seul propriétaire mais qui ont été partagées avec un ou plusieurs autres utilisateurs. Ces collections sont accessibles uniquement par les utilisateurs avec qui elles ont été partagées. Le propriétaire peut à tout moment retirer l'accès à ces collections.

• Collections partagées avec moi : Ce sont les collections dont l'utilisateur n'est pas le propriétaire mais qui lui ont été partagées par un autre utilisateur. Le propriétaire peut à tout moment retirer l'accès à ces collections.

Comment partager une collection ?

Partage d'une collection

Le partage d'une collection est très simple. Il suffit de cliquer sur l'icône de partage en haut à droite de la collection que vous souhaitez partager. Une fois l'icône de partage cliquée, une fenêtre contextuelle s'ouvrira permettant de sélectionner les utilisateurs avec qui partager la collection. Il est possible d'ajouter plusieurs utilisateurs, en séparant les adresses e-mail par des virgules. Pour partager une collection vous devez connaître l'adresse e-mail de l'utilisateur avec qui vous souhaitez partager la collection. Les emails ne sont envoyés qu'aux utilisateurs de Synclab.

Accepter le partage

En tant que destinataire d'un partage de collection, l'utilisateur recevra un e-mail contenant un lien vers la collection partagée. C'est uniquement au moment du clic sur le bouton ouvrir que la collection sera acceptée comme étant partagée. C'est donc le destinataire qui accepte ou non le partage. Il suffit donc de cliquer sur le lien pour accepter la collection, ou de ne pas cliquer pour refuser.

Révoquer le partage

Le propriétaire d'une collection peut à tout moment révoquer le partage de la collection. Pour cela, il faut se rendre dans les propriétés de la collection et cliquer sur l'onglet permission. La liste des utilisateurs avec qui la collection est partagée s'affiche. Il suffit de cliquer sur l'icône de révocation en dessous des informations utilisateurs destinataire. La révocation retire unilatéralement l'accès à la collection.

Les actions liées à une collection partagé

Les actions propriétaire

Le propriétaire d'une collection partagée peut à tout moment modifier les propriétés de la collection. Il peut également ajouter ou supprimer des documents de la collection. Tout document ajouté à une collection partagée est automatiquement partagé avec l'ensemble des destinataires de la collection. Le propriétaire peut supprimer la collection partagées ce qui révoque l'accès à tous les utilisateurs avec qui elle a été partagée.

Les actions destinataires

Le ou les destinataires d'une collection pourront lire et requêter les documents. Ils ne pourront pas modifier les propriétés de la collection. Ils ne pourront pas ajouter ou supprimer des documents de la collection. Ils pourront archiver la collection pour la masquer dans leur espace de travail. Ils pourront également supprimer la collection de leur espace de travail. Cela ne supprimera pas la collection pour le propriétaire. Mais révoquer l'accès à la collection pour le destinataire.